การบริการรับส่งเอกสารด่วนและพัสดุในเขตพื้นที่กรุงเทพฯและปริมณฑล

การจัดการรับส่งเอกสารเป็นคำที่สามารถก่อให้เกิดผู้เชี่ยวชาญด้านแม้กระทั่งเข้าใจเทคโนโลยีที่จะโยนขึ้นมือของพวกเขาในความสับสนและความโกรธเคืองทำไม ดูเหมือนว่าทุกคนมีความคิดที่แตกต่างกันว่าคุณลักษณะและความสามารถที่จะรวมอยู่ เพื่อให้ง่ายและขจัดความสับสนที่ไม่จำเป็นเราจะข้ามตัวย่อและทำลายระบบลงเป็นสี่องค์ประกอบพื้นฐาน

  1. การจับภาพรับส่งเอกสาร
  2. จัดส่งรับส่งเอกสารและแจกจ่าย
  3. เวิร์กโฟลว์รับส่งเอกสาร
  4. การจัดเก็บและเรียกค้นรับส่งเอกสาร

การจับภาพรับส่งเอกสารแบบธรรมดาเกี่ยวข้องกับการพิมพ์รับส่งเอกสารและวางไว้ในระบบจัดเก็บรับส่งเอกสาร การจับภาพรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะจัดวางรับส่งเอกสารไว้ในสภาพแวดล้อมของไฟล์ที่มีการจัดระเบียบโดยไม่ต้องใช้สำเนารับส่งเอกสาร

รับส่งเอกสารป้อนระบบการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งตอนนี้เรียกว่าระบบการจัดการรับส่งเอกสาร ขึ้นหลายวิธีรับส่งเอกสารภายนอกสามารถมาเกือบทุกที่จากคู่ค้าสื่อสถาบันการวิจัยของรัฐบาลและหน่วยงานกำกับดูแลเพื่อชื่อไม่กี่ รับส่งเอกสารเหล่านี้โดยปกติจะถูกจับโดยใช้การถ่ายรับส่งเอกสารหรือการสแกนอุปกรณ์โดยใช้เทคโนโลยีการจดจำตัวอักษรแสง รับส่งเอกสารภายในมักมาจากเอาต์ซอร์สจากโซลูชันการทำงานของสำนักงานเช่นการพิมพ์รับส่งเอกสารและระบบการพิมพ์เช็ค แหล่งข้อมูลอื่น ๆ ได้แก่ แฟกซ์ขาเข้าและรับส่งเอกสารอีเมลขาเข้า

ในอดีตมีสองวิธีในการจัดเตรียมรับส่งเอกสารภายในเข้าสู่ระบบการจัดการรับส่งเอกสาร สามารถพิมพ์ข้อมูลดิบแล้วสแกนเข้าไปในระบบเก็บถาวร หรือข้อมูลอาจถูกส่งออกเป็นไฟล์ รับส่งเอกสารกระดาษภายนอกซึ่งรวมถึงแฟกซ์ที่คัดลอกยากมักจะถูกสแกนเป็นที่จัดเก็บ รับส่งเอกสารอีเมลมักจะเข้าสู่ระบบในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของพวกเขา หลายปัจจัยที่ส่งผลต่อข้อกำหนดในการจัดเก็บข้อมูลขององค์กร สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องทางกฎหมายการเงินและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่ข้อพิจารณาที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าจะทำให้เกิดข้อบังคับของตัวเองขึ้น ในทุกกรณีบริษัทต้องทราบว่าข้อมูลของตนอยู่ที่ใด เพื่อให้การจัดเก็บเป็นประโยชน์และได้รับการบำรุงรักษาเรียบร้อยแล้วจำเป็นต้องมีขั้นตอนระบบการสร้างดัชนีที่ครอบคลุมและแม่นยำ